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| 如何做一名優(yōu)秀的商協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)？ |
優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)幾乎是一個(gè)完人，是真君子，是中國(guó)傳統(tǒng)文化意義上的“完人”，是現(xiàn)代意義上的“美人”。付出多但回報(bào)少，職務(wù)低但要道德高，這是一個(gè)全心全意為會(huì)員服務(wù)、為大家謀利益的角色，是一個(gè)具有很強(qiáng)的利他主義情懷的人，所以做一個(gè)優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)很難，但社會(huì)時(shí)代需要大批優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)。
1、商協(xié)會(huì)的價(jià)值屬性和當(dāng)下社會(huì)價(jià)值觀決定了做優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)很難。
在一個(gè)崇尚經(jīng)濟(jì)英雄的時(shí)代，秘書長(zhǎng)不太可能創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，更不可能擁有巨大的個(gè)人財(cái)富，對(duì)于商協(xié)會(huì)和社會(huì)組織工作，不是出于強(qiáng)大的財(cái)富驅(qū)動(dòng)力和權(quán)力驅(qū)動(dòng)力，而是受興趣、愛好、志向和性格驅(qū)使。商協(xié)會(huì)的非營(yíng)利性，決定了做好秘書長(zhǎng)工作，不能過分追逐名利，而淡泊名利并不為社會(huì)大多數(shù)人所認(rèn)可，即使是一個(gè)非常優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)，其價(jià)值認(rèn)同度也不是太高。
商會(huì)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)的作用很多，如助手作用、協(xié)調(diào)作用、橋梁紐帶作用等等。但我認(rèn)為，商會(huì)秘書長(zhǎng)的主要職能就是服務(wù)，服務(wù)會(huì)長(zhǎng)，服務(wù)會(huì)員，服務(wù)政府，服務(wù)社會(huì)。因?yàn)椋⻊?wù)是商會(huì)工作一切出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是辦商會(huì)的宗旨。
怎么搞好服務(wù)呢？我認(rèn)為：
一是搞服務(wù)就要認(rèn)真學(xué)習(xí)。不斷地學(xué)習(xí)，不斷地探索，不斷地實(shí)踐，是商會(huì)秘書長(zhǎng)的必備素質(zhì)。只有這樣，才能熟悉經(jīng)濟(jì)或行業(yè)情況，才能熟悉眾多企業(yè)家或企業(yè)經(jīng)營(yíng)者，才能爭(zhēng)得工作上的主動(dòng)權(quán)和號(hào)召力。不然的話，“說話千言，離題萬(wàn)里”，進(jìn)入不了情況，這樣的秘書長(zhǎng)是沒有威信的。
二是搞服務(wù)就要真心實(shí)意。對(duì)于會(huì)員提出的各種問題，辦不辦是態(tài)度問題，辦好辦不好是水平問題。因此，為會(huì)員服務(wù)一定要實(shí)實(shí)在在，不弄虛作假，不虛晃一槍，不三心二意。以極大的熱忱，嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，負(fù)責(zé)到底的精神，去辦好會(huì)員提出的每一件事情。
三是搞服務(wù)就要無(wú)私奉獻(xiàn)。商會(huì)秘書長(zhǎng)的無(wú)私奉獻(xiàn)就是要體現(xiàn)在為會(huì)員服務(wù)上，不求索取，不圖回報(bào)，不講名利。雖然處在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中，整天與商人打交道，也要經(jīng)受住各種考驗(yàn)和物質(zhì)利益的誘惑，不能被錢迷住了心竅，不能渾身沾滿銅臭氣。無(wú)欲則剛，這是基本的政治素質(zhì)和道德情操，特別是從黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)崗位上退下來的老干部擔(dān)任秘書長(zhǎng)，更需要保持晚節(jié)，兩袖清風(fēng)，一塵不染。
四是搞服務(wù)就要堅(jiān)持原則。商會(huì)服務(wù)工作也必須講政治、講原則，我們說的服務(wù)是在遵守黨和國(guó)家政策、法規(guī)和地方黨委、政府各項(xiàng)規(guī)定允許的范圍內(nèi)進(jìn)行的，違背政策的事一律不干，有損于國(guó)家和他人利益的事一律不干。這樣才能不斷端正服務(wù)工作的方向，促進(jìn)商會(huì)健康、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步向前發(fā)展。
2、秘書長(zhǎng)與會(huì)長(zhǎng)的關(guān)系界定，使秘書長(zhǎng)的定位很難。
有人把會(huì)長(zhǎng)和秘書長(zhǎng)類比為企業(yè)的董事長(zhǎng)和總經(jīng)理，從組織結(jié)構(gòu)看，勉強(qiáng)成立，從現(xiàn)實(shí)角度看，一個(gè)社會(huì)組織的經(jīng)營(yíng)好壞，主要取決于秘書長(zhǎng)的能力素質(zhì)，而大部分會(huì)長(zhǎng)，對(duì)組織更多是宏觀指導(dǎo)。所以從價(jià)值屬性層面，這種類比不成立。如果同時(shí)兼有優(yōu)秀的會(huì)長(zhǎng)和秘書長(zhǎng)，這個(gè)會(huì)一定能成功；有優(yōu)秀的會(huì)長(zhǎng)但沒有優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)，或者有優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)但沒有優(yōu)秀的會(huì)長(zhǎng)，這個(gè)會(huì)很難成功。
從不同商協(xié)會(huì)的組織結(jié)構(gòu)，秘書長(zhǎng)的定位可以是執(zhí)行者，也可以是決策者，如果不能和會(huì)長(zhǎng)明確界定職權(quán)范圍，秘書長(zhǎng)獨(dú)立開展工作將受到掣肘和制約，會(huì)導(dǎo)致商協(xié)會(huì)運(yùn)作困難。商會(huì)秘書長(zhǎng)的準(zhǔn)確定位，對(duì)于發(fā)揮好秘書長(zhǎng)職能，促進(jìn)商會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，具有十分重要的作用。
那么，商會(huì)秘書長(zhǎng)在商會(huì)應(yīng)當(dāng)處在一個(gè)什么樣的位置呢？我認(rèn)為：秘書長(zhǎng)是會(huì)長(zhǎng)的主要助手，是商會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)班子成員之一，是商會(huì)工作的主要組織者和實(shí)施者。因?yàn)椋@是秘書長(zhǎng)工作性質(zhì)所決定的。
作為專職秘書長(zhǎng)，負(fù)責(zé)秘書處的全面工作，處理商會(huì)的日常事務(wù)，起到承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)四方的作用，沒有自己的企業(yè)，沒做或基本沒做經(jīng)營(yíng)方面的事情，一心一意的致力于商會(huì)建設(shè)，這是商會(huì)其他領(lǐng)導(dǎo)成員所不能代替的。
當(dāng)然，商會(huì)的各位領(lǐng)導(dǎo)也是會(huì)長(zhǎng)的助手，但他們不是主要助手，因?yàn)樗麄冇凶约旱钠髽I(yè)，自己的生意，不可能全力投身于商會(huì)建設(shè)。具體地說，秘書長(zhǎng)作為會(huì)長(zhǎng)的主要助手，作為商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)班子成員之一，作為商會(huì)工作的主要組織者和實(shí)施者，它相當(dāng)于：
一是部隊(duì)的“參謀長(zhǎng)“。秘書長(zhǎng)就像部隊(duì)的”參謀長(zhǎng)“一樣，領(lǐng)導(dǎo)司令機(jī)關(guān)----秘書處，貫徹執(zhí)行會(huì)長(zhǎng)或會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)的意圖、指示、決議，在會(huì)長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下組織實(shí)施商會(huì)的各項(xiàng)工作，策劃、運(yùn)作商會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)，不斷地向會(huì)長(zhǎng)和會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)反映、提出建議。在特殊情況下，秘書長(zhǎng)可根據(jù)會(huì)長(zhǎng)的授權(quán)，向全體會(huì)員下達(dá)商會(huì)的各項(xiàng)工作任務(wù)。
二是黨委、政府部門的秘書長(zhǎng)。大家知道，黨委的秘書長(zhǎng)是黨委常委之一，參與黨委工作決策；政府的“秘書長(zhǎng)”是政府常務(wù)會(huì)議成員組成之一，參與政府工作決策。商會(huì)秘書長(zhǎng)在商會(huì)就是扮演的這種角色，同樣參與商會(huì)的各項(xiàng)決策。
三是企業(yè)的“總經(jīng)理”。秘書長(zhǎng)是商會(huì)的中樞神經(jīng)。打個(gè)比方，如果把商會(huì)看成是一個(gè)企業(yè)，那么會(huì)長(zhǎng)就是這個(gè)企業(yè)的董事長(zhǎng)，秘書長(zhǎng)就是這個(gè)企業(yè)的總經(jīng)理。一個(gè)企業(yè)的好壞就是總經(jīng)理能力的體現(xiàn)，一個(gè)商會(huì)的興衰就是秘書長(zhǎng)水平高低的體現(xiàn)。
我認(rèn)為，能使商協(xié)會(huì)和社會(huì)組織高效運(yùn)作，并最大限度發(fā)揮作用的組織形式應(yīng)該是類似君主立憲制，會(huì)長(zhǎng)是形象，是旗幟，但由秘書長(zhǎng)總體負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)，保證大家權(quán)責(zé)分明，運(yùn)作獨(dú)立，責(zé)任明晰。這樣也能充分發(fā)揮秘書長(zhǎng)的主動(dòng)性、創(chuàng)造性，能更好服務(wù)于會(huì)員。而對(duì)于擁有決策權(quán)的秘書長(zhǎng)來說，責(zé)任會(huì)更加重大，工作難度也會(huì)相應(yīng)提升。對(duì)于秘書長(zhǎng)來說，要做好如下工作：
（1）秘書處團(tuán)隊(duì)的組建，從團(tuán)隊(duì)的規(guī)模、崗位設(shè)置、部門安排等進(jìn)行整體勾勒。
（2）機(jī)制體制的建立，包括工作制度、財(cái)務(wù)制度、薪酬體系及激勵(lì)機(jī)制。
（3）活動(dòng)及項(xiàng)目的開展，主要是服務(wù)體系的構(gòu)建和服務(wù)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)。
（4）盈利模式的設(shè)計(jì)，主要是會(huì)費(fèi)、贊助、服務(wù)收入、投資收入的比重。
（5）副會(huì)長(zhǎng)、常務(wù)理事、理事的提名
（6）組織文化的培養(yǎng)。包括如何看待社會(huì)組織的價(jià)值，如何看待得與失，如何看待自身利益與會(huì)員利益，如何看待短期利益與長(zhǎng)期利益，對(duì)這些問題的回答，反映組織文化的優(yōu)劣，決定組織的成敗。
秘書長(zhǎng)比非專職的會(huì)長(zhǎng)更重要，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會(huì)長(zhǎng)是企業(yè)家，做好企業(yè)是他們的本職工作，而秘書長(zhǎng)是以社會(huì)組織為事業(yè)，不僅靠此養(yǎng)家糊口，還希望以此實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，所以有更強(qiáng)的責(zé)任感和更大的危機(jī)感。初創(chuàng)期，好會(huì)長(zhǎng)非常重要；守成期，好秘書長(zhǎng)比好會(huì)長(zhǎng)更重要。
對(duì)社會(huì)組織來說，鐵打的營(yíng)盤流水的會(huì)長(zhǎng)，對(duì)許多的秘書長(zhǎng)來說，可能只能從一而終，組織的興衰，關(guān)乎他的升降沉浮。所以，我建議廣大的會(huì)員朋友，會(huì)長(zhǎng)朋友，應(yīng)更多地關(guān)心、支持、愛護(hù)好秘書長(zhǎng)。
做優(yōu)秀秘書長(zhǎng)，面臨著幾大挑戰(zhàn)：
1、如何獲得會(huì)長(zhǎng)支持和會(huì)員的信任？
有些商協(xié)會(huì)，會(huì)長(zhǎng)一個(gè)人說了算，“一言堂”、“一支筆”現(xiàn)象突出。一般情況下，會(huì)長(zhǎng)是企業(yè)家，習(xí)慣了專權(quán)，在會(huì)里，因?yàn)槌鲥X較多，把自己當(dāng)成大股東，秘書長(zhǎng)如果能力較弱，很容易成為“傀儡”。要想成為有所作為、能為大家做事的秘書長(zhǎng)，需要在情感、道德和能力上都能取得大家的信任，要做到三點(diǎn)和三不。三點(diǎn)，即真誠(chéng)點(diǎn)，真心實(shí)意為會(huì)員服務(wù)，想會(huì)員之所想，急會(huì)員之所急；創(chuàng)新點(diǎn)，要有特長(zhǎng)、有專業(yè)、有優(yōu)勢(shì)；同時(shí)要有亮點(diǎn)，即能夠做出成功案例，能講出精彩故事。三不，不貪小便宜，看淡利益；不傲慢自大，不僅要自己善于結(jié)緣，還要善于幫助別人結(jié)緣；不急不躁，有看花開花落，望云卷云舒的氣定神閑。要做到這些，需要秘書長(zhǎng)既充滿激情，熱心真誠(chéng)，同時(shí)又能淡泊明志，寧?kù)o致遠(yuǎn)，需要秘書長(zhǎng)有高超的平衡技巧和心理素質(zhì)，要練成需要時(shí)間打磨、知識(shí)積累和閱歷沉淀。
2、如何建立一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)？
社會(huì)時(shí)代的來臨，價(jià)值取向的多元化、個(gè)性的獨(dú)特化，對(duì)非營(yíng)利組織團(tuán)隊(duì)的凝聚力、戰(zhàn)斗力形成嚴(yán)峻的考驗(yàn)，秘書長(zhǎng)要建立一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，要對(duì)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、素質(zhì)、能力，團(tuán)隊(duì)的約束和激勵(lì)機(jī)制的設(shè)計(jì)，并非易事。
3、如何設(shè)立結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性的服務(wù)模式？
市場(chǎng)需求越來越個(gè)性化，企業(yè)訴求越來越多樣化，只有實(shí)現(xiàn)商會(huì)平臺(tái)型、專業(yè)型、引領(lǐng)型價(jià)值的深化，才能增強(qiáng)市場(chǎng)認(rèn)同感和會(huì)員的忠誠(chéng)度，需要結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性的服務(wù)。
4、如何調(diào)整付出與回報(bào)失衡的心理？
秘書長(zhǎng)要調(diào)整好工作與家庭的關(guān)系，個(gè)人價(jià)值與社會(huì)價(jià)值的關(guān)系，有形資產(chǎn)與無(wú)形資產(chǎn)的關(guān)系。
會(huì)員對(duì)秘書長(zhǎng)的評(píng)價(jià)，既是對(duì)秘書長(zhǎng)工作的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，也為秘書長(zhǎng)的工作方向提出了更高的要求，對(duì)秘書長(zhǎng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)主要包括：知識(shí)、能力、胸懷、個(gè)性、思維等要素，秘書長(zhǎng)的類型可以歸納為以下幾種：
1、平庸型秘書長(zhǎng)：心中無(wú)理想，眼里沒目標(biāo)，手里無(wú)行動(dòng)。最大的平庸，不是能力不足，而是不思進(jìn)取。過去這樣的秘書長(zhǎng)很多，年齡偏大，從政府下來，服務(wù)精神和責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)自己的價(jià)值認(rèn)定也偏低，不想做事，也做不了事。這種秘書長(zhǎng)，可有可無(wú)，會(huì)員對(duì)他不會(huì)有親切感，更不會(huì)向他尋求幫助，在秘書長(zhǎng)隊(duì)伍中，占20%。
2、勞模型秘書長(zhǎng)：只知低頭拉車，不知抬頭看路。有理想，但是能力欠缺，做事情，不分輕重緩急，在各種會(huì)務(wù)、會(huì)員的事務(wù)、秘書處的瑣事間疲于奔命。缺乏戰(zhàn)略眼光和管理能力，勤勤懇懇、任勞任怨，但事倍功半。在團(tuán)隊(duì)中沒有威信，但是個(gè)好人，此類秘書長(zhǎng)占50%。
3、創(chuàng)新型秘書長(zhǎng)：心中有理想，腦中有想法，手里有辦法，能夠感知變化順勢(shì)而為。有魄力，敢冒險(xiǎn)，能夠不斷創(chuàng)新戰(zhàn)略、創(chuàng)新業(yè)務(wù)模式、盈利模式，對(duì)市場(chǎng)變化敏感，整合資源和利用資源能力強(qiáng)，占25%。
4、魅力型秘書長(zhǎng)：重理想輕利益，講道義輕榮譽(yù)，講付出輕回報(bào)。魅力型秘書長(zhǎng)在性格上熱情、友善、有同情心；情感上樂觀向上，善于調(diào)動(dòng)情緒；有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力；堅(jiān)定果敢的意志力和執(zhí)行力。這樣的秘書長(zhǎng)，會(huì)對(duì)會(huì)員產(chǎn)生強(qiáng)大的凝聚力和吸附力，這種人格魅力會(huì)讓會(huì)員有困難找你，幾日不見會(huì)想念你，有好事愿與你分享，有困惑想聽取你的意見。魅力型秘書長(zhǎng)只占秘書長(zhǎng)隊(duì)伍的5%。
可以說，魅力型秘書長(zhǎng)是優(yōu)秀秘書長(zhǎng)的標(biāo)準(zhǔn)，如何成為魅力型秘書長(zhǎng)呢？
1、增強(qiáng)責(zé)任感、榮譽(yù)感、使命感。要有火一樣的熱情，博大的胸襟和利他的情懷，要有“春蠶到死絲方盡，蠟炬成灰淚始干”的精神。對(duì)秘書長(zhǎng)這一職業(yè)無(wú)限熱愛，用心去做事，用心去付出，用真誠(chéng)去召喚人、感動(dòng)人。服務(wù)會(huì)員要不畏困難、不畏挫折、不畏失敗。如會(huì)員遭遇重大挫折和困難，能夠及時(shí)“雪中送炭”，這樣的情誼會(huì)讓會(huì)員記一輩子，而我們自身也在這一過程中實(shí)現(xiàn)了自己的價(jià)值。同時(shí)，要有堅(jiān)定的信念，只有全心全意，才能無(wú)怨無(wú)悔。如果三心二意，朝秦暮楚，瞻前顧后，總是想著這個(gè)角色、這份職業(yè)能不能給你點(diǎn)額外的收益，為錢財(cái)所迷惑，為五斗米折腰，注定會(huì)失望，因?yàn)檫@是一份“沒有錢圖”的職業(yè)。只有放棄錢，才能成就業(yè)。但這條路，注定非常艱難。曾經(jīng)彩虹精化、海王等大企業(yè)十幾年前花百萬(wàn)年薪請(qǐng)我，但每想起和我一起戰(zhàn)斗的戰(zhàn)友們、企業(yè)家朋友們，我都不曾為失去賺錢的機(jī)會(huì)而后悔。
2、謙虛好學(xué)、博釆眾長(zhǎng)，傾聽不同的意見，培養(yǎng)敏銳的嗅覺和前瞻性思維。
3、開闊視野、增長(zhǎng)見識(shí)，進(jìn)行知識(shí)投資和視野投資，學(xué)會(huì)說三句話:學(xué)會(huì)說假話，說有利于團(tuán)結(jié)的、有利于維護(hù)形象、有利于提振信心的假話；學(xué)會(huì)說真話，真誠(chéng)的、客觀的、利他的真話；學(xué)會(huì)說有價(jià)值的話，說有思想性、前瞻性和建設(shè)性的話。
4、提升能力素質(zhì)，溝通力、整合力、想象力和設(shè)計(jì)力這四大能力是吃飯的工具，前進(jìn)的車輪和騰飛的翅膀。要善于和不同性格、不同階層、不同身份背景的人溝通，真實(shí)了解訴求；整合全球的企業(yè)資源、專家資源、技術(shù)資源、人才資源，整合的邊界越廣，想象力才有得以飛翔的天空，而設(shè)計(jì)則會(huì)讓整合和想象成為變現(xiàn)的模式，推動(dòng)商協(xié)會(huì)發(fā)展的同時(shí)，讓秘書長(zhǎng)的自我能力得到充分展示。
5、培養(yǎng)戰(zhàn)略意識(shí)和眼光。戰(zhàn)略是選擇，是放棄，是站在未來思考今天，站在未知思考已知。秘書長(zhǎng)不能僅僅考慮今天的事，要多想明天的事，未來的事，站在高山看流水，才能看清流水的去向和走勢(shì)，才能隨著大江東去，奔流到海，沒有戰(zhàn)略意識(shí)，就只能站在岸邊看漩渦，也許會(huì)被漩渦席卷而去。
6、提升理論水平和人格魅力。理論水平和人格魅力是軟實(shí)力的象征，絕不是可有可無(wú)，而是不可或缺。理論力的提升，會(huì)推動(dòng)溝通力、整合力、想象力和創(chuàng)造力產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。秘書長(zhǎng)代表的是一個(gè)群體的形象，所以要管理好自己，從風(fēng)度、氣質(zhì)、言談舉止、道德修養(yǎng)等方面不斷修煉，讓會(huì)員提起秘書長(zhǎng)，會(huì)覺得非常自豪。
成為優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)很難，但成為優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)也很快樂，在挑戰(zhàn)中成就自我，在付出中感知幸福。如果做一件事情，讓你感覺不到困難，說明這件事情的價(jià)值不大，正因?yàn)樽鰞?yōu)秀秘書長(zhǎng)如此之難，所以我們可以確定，優(yōu)秀秘書長(zhǎng)價(jià)值無(wú)限。他體現(xiàn)的不僅是個(gè)人價(jià)值，更多的是社會(huì)價(jià)值。社會(huì)時(shí)代的到來，為優(yōu)秀秘書長(zhǎng)的成長(zhǎng)，鋪墊了良好的社會(huì)環(huán)境。相信不遠(yuǎn)的將來，一批優(yōu)秀的秘書長(zhǎng)將脫穎而出，希望大家共同努力，讓優(yōu)秀成為一種習(xí)慣，讓優(yōu)秀創(chuàng)造更大價(jià)值！
文/王理宗
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